Γ. Ζορνάς: Μέσω της τεχνολογίας προλαβαίνουμε τους κινδύνους εν τη γενέσει τους

Τη σημαντικότητα της τεχνολογίας και της υιοθέτησης ενός συστήματος διαχείρισης των εργασιών εσωτερικού ελέγχου, αναλύει ο Διευθυντής Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου της Τράπεζας Κύπρου, Γιώργος Ζορνάς. Όπως αναφέρει σε συνέντευξή του, τα σύγχρονα τεχνολογικά συστήματα βοηθούν τον ελεγκτή να μεταβεί από τα επίπεδα ωρίμανσης Problem Solver ή Assurance Provider προς το επίπεδο του Insight Generator.

Πως προέκυψε η ανάγκη να υιοθετήσετε την τεχνολογία στις καθημερινές σας εργασίες;

Καθώς ο εσωτερικός έλεγχος εξελίσσεται, χρειάζεται να αξιοποιείται η τεχνολογία στο μέγιστο βαθμό. Η τεχνολογία είναι ζωτικής σημασίας καθώς μας βοηθά να εντοπίζουμε και να αντιμετωπίζουμε αδυναμίες και κινδύνους προτού αυτοί υλοποιηθούν, αλλά και για να παρέχουμε εισηγήσεις και πληροφορίες έτσι ώστε να βοηθήσουμε στη διαχείρισή τους άμεσα.

Στην Τράπεζα Κύπρου, η Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου έχει υιοθετήσει εδώ και αρκετά χρόνια τα Διεθνή Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου και έχει λάβει την κατάλληλη πιστοποίηση για την εφαρμογή τους. Στο πλαίσιο αυτό, θέλαμε να μεταβούμε σε ένα περιβάλλον χωρίς χαρτί, να μειώσουμε την γραφειοκρατία και να εξορθολογήσουμε τις δραστηριότητες παρακολούθησης ευρημάτων και ετοιμασίας αναφορών προς την ανώτερη διεύθυνση. Η τεχνολογία ήταν ο βασικός άξονας για να τα κατορθώσουμε. Έτσι, ψάξαμε μια κεντρική πλατφόρμα που θα μας βοηθούσε να αυτοματοποιήσουμε τις ελεγκτικές μας διαδικασίες, να δημιουργήσουμε έναν κατάλογο όπου θα μπορούσαμε να συγκεντρώνουμε και να παρακολουθούμε σε συνεχή βάση τους αναγνωρισμένους κινδύνους, τους μηχανισμούς ελέγχου, τα έγγραφα εργασίας και τα ευρήματά μας, καθώς και να ενισχύσουμε τη συνεργασία μας με τους ελεγχόμενους.

Συνάδει αυτή η φιλοσοφία με την στρατηγική του οργανισμού σας;

Η Τράπεζα Κύπρου διέκρινε από νωρίς ότι η αποτελεσματική υιοθέτηση της τεχνολογίας θα είναι η βάση οποιασδήποτε μελλοντικής ανάπτυξης καθώς και παράγοντας βιωσιμότητας. Έτσι, η Τράπεζα προχώρησε και συνεχίζει να προχωρά σε σημαντικές επενδύσεις προς την ψηφιακή της μετεξέλιξη. Σημαντικό επίτευγμα προς την κατεύθυνση αυτή, αποτελεί το γεγονός ότι έχει ήδη παραδοθεί  στους πελάτες μας το πρώτο μοντέρνο κατάστημα της Τράπεζας, με διαφοροποιημένο και σύγχρονο μοντέλο λειτουργίας, με υπηρεσίες βασισμένες στις νέες τεχνολογίες και στην αυτοματοποίηση.

Η αυτοματοποίηση των εργασιών ελέγχου εντάσσεται στην στρατηγική της Τράπεζας, έτσι κι εμείς με τη σειρά μας οδεύουμε προς σύγχρονες μεθόδους επικοινωνίας με τους ελεγχόμενους, ανταλλαγής πληροφοριών, ανάλυσης δεδομένων και ετοιμασίας εκθέσεων.

Ποια οφέλη σας πρόσφερε το σύστημα TeamMate+;

Σημαντική επιτυχία για την οποία είμαστε περήφανοι, είναι το γεγονός ότι η Διεύθυνση Εσωτερικού Ελέγχου (ΔΕΕ) διενήργησε τη συνολική διαχείριση του έργου με δικούς της πόρους, εντός των καθορισμένων προθεσμιών και προϋπολογισμών. Συγκεκριμένα, ανέθεσα στο Διευθυντή του τμήματος IS Audit & Data Analytics, κ. Παναγιώτη Κουμούση, την οργάνωση και παρακολούθηση της υλοποίησης του έργου αυτού. Στο πλαίσιο αυτό, αποφασίσαμε ότι θα έπρεπε να λάβουμε το συντομότερο δυνατό, τη μέγιστη αξία από το συγκεκριμένο λογισμικό. Έτσι, πέραν από τις βασικές ελεγκτικές μας δραστηριότητες, καταφέραμε να επεκτείνουμε την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και στο  τμήμα Διερευνήσεων της ΔΕΕ.

Με την εφαρμογή του συστήματος TeamMate+ είδαμε πολλά πλεονεκτήματα. Τα πιο σημαντικά από αυτά είναι η αλληλεπίδραση με ελεγχόμενους σε πραγματικό χρόνο (real-time) για την παρακολούθηση της υλοποίησης των ευρημάτων μας, καθώς και η ανάλυση των πληροφοριών με σκοπό την ετοιμασία αναφορών προς τη Διοίκηση με πιο ακριβή στοιχεία. Επιπρόσθετα, η διαχείριση των πόρων που απαιτούνται κατά τη διενέργεια των ελέγχων μας γίνεται ως επί το πλείστον αυτόματα, γεγονός το οποίο μειώνει τον απαιτούμενο χρόνο και παρέχει την κατάλληλη πληροφόρηση για ορθότερο προγραμματισμό του ελεγκτικού πλάνου. Τέλος, τα ελεγκτικά τεκμήρια αποθηκεύονται και κατηγοριοποιούνται στο σύστημα, εξοικονομώντας χρόνο από τους ελεγκτές για την οργάνωση, την επεξεργασία και την επανεξέτασή τους.

Θα ήθελα να αναφέρω ότι κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, προτείναμε σημαντικές αλλαγές στον παροχέα του συστήματος, Wolters Kluwer, σε σχέση με τις λειτουργίες του συστήματος. Η Wolters Kluwer προχώρησε σε υλοποίηση ορισμένων εισηγήσεων μας μέσω μεταγενέστερων αναβαθμίσεων του συστήματος, προσφέροντας έτσι περισσότερες δυνατότητες προς όλους τους πελάτες παγκόσμια. Νιώθω βαθιά ικανοποίηση γιατί στο εγχείρημά μας αυτό ξεπεράσαμε τους εαυτούς μας και καταφέραμε να κάνουμε την Τράπεζα Κύπρου γνωστή και για έναν επιπρόσθετο λόγο, για τον επιτυχημένο μετασχηματισμό της λειτουργίας του εσωτερικού ελέγχου στη βάση της τεχνολογίας.

Αναπτύχθηκαν οποιεσδήποτε δεξιότητες μέσω της εφαρμογής TeamMate+;

Ο ρόλος του ελεγκτή εξελίσσεται συνεχώς, μαζί με τις προσδοκίες των συνεργατών του. Στο παρόν στάδιο, ο ελεγκτής καλείται να λάβει μέτρα έτσι ώστε να μεταβεί από τα επίπεδα ωρίμανσης Assurance Provider ή Problem Solver προς το επίπεδο Insight Generator. Με άλλα λόγια, οι εσωτερικοί ελεγκτές μέσω των διαδικασιών που ακολουθούν και των αναφορών τους προς τη διοίκηση καλούνται να ξεπεράσουν το στάδιο επίλυσης προβλημάτων, μεταβαίνοντας στο επόμενο όπου θα προσθέτουν περισσότερη αξία μέσω ανάδειξης των κινδύνων προτού αυτοί εμφανιστούν.

Το σύστημα TeamMate+ είναι αρωγός στην προσπάθεια μας να καταστούμε Insight Generators. Κερδίζοντας πόρους από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών, οι ελεγκτές μας αφοσιώνουν περισσότερο χρόνο στην αξιολόγηση κινδύνων, ανάλυση δεδομένων, ανάλυση της γενεσιουργού αιτίας για τα ευρήματα, καθώς και στην εξαγωγή συμπερασμάτων ως προς την αποτελεσματικότητα της διεύθυνσης αναφορικά με την αναγνώριση και διαχείριση κινδύνων. Για την επίτευξη όλων αυτών, δίνουμε μεγάλη σημασία στην ανάπτυξη των ελεγκτών μας, οι οποίοι πέραν από την τεχνογνωσία τους, βελτιώνουν και τις μη τεχνικές τους δεξιότητες (soft skills) σε συνεχή βάση. Ενδεικτικά, η ικανότητα επικοινωνίας και προσαρμογής, η κριτική σκέψη, η ομαδικότητα και το επιχειρηματικό πνεύμα αποτελούν καθοριστικούς παράγοντες για την ποιότητα της εργασίας και την επίτευξη των στόχων μας.

Τεχνολογία και διαχείριση πανδημίας πάνε μαζί; Ποια είναι η γνώμη σας;

Η πανδημία βρήκε απροετοίμαστους πολλούς οργανισμούς σε διάφορους τομείς. Εμείς είμασταν τυχεροί αφού είχαμε υιοθετήσει το συγκεκριμένο σύστημα από το 2019 και οι εργασίες μας είχαν ήδη αναπροσαρμοστεί για να εκμεταλλευτούν τις αυτοματοποιήσεις και διευκολύνσεις που παρείχε το πολύτιμο αυτό εργαλείο. Ως εκ τούτου, είμασταν σε θέση από την πρώτη στιγμή να ανταποκριθούμε σε αλλαγές που αφορούσαν στην εφαρμογή της τηλεργασίας και διεξαγωγή ελέγχων εξ’ αποστάσεως. Οι ελεγκτές μας ήταν έτοιμοι να ανταποκριθούν σ’ αυτές τις ανάγκες και να συνεχίσουν το έργο τους απρόσκοπτα. Έτσι μπορούμε να πούμε με σιγουριά ότι με τη βοήθεια της τεχνολογίας καταφέραμε να διαχειριστούμε τις δυσκολίες της πανδημίας με επιτυχία.

Ποιες συμβουλές θα δίνατε στους οργανισμούς που επιθυμούν να υιοθετήσουν συστήματα διαχείρισης εσωτερικού ελέγχου;

Η διοίκηση του οργανισμού θα πρέπει να υποστηρίζει την ενέργεια αυτή και να τονίζει τη σημαντικότητα της. Επίσης η διεύθυνση εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να αποδεχθεί αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας της. Θα πρέπει να γίνει σημαντική προετοιμασία πριν από την έναρξη της αυτοματοποίησης. Το πρώτο βήμα είναι η απλούστευση και ο επανασχεδιασμός των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου (re-engineering), λαμβάνοντας υπόψη τις δυνατότητες του νέου συστήματος. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό συστατικό για την επιτυχημένη υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος,  είναι να διασφαλιστεί  η σύσταση μιας ειδικής ομάδας η οποία  θα απαρτίζεται από ελεγκτές και τεχνικούς εμπειρογνώμονες εντός του οργανισμού και θα ασχολείται αποκλειστικά με τη διαχείριση της υλοποίησης. Μέσω αυτής της διαδικασίας, η τεχνογνωσία θα παραμείνει στην ομάδα ελέγχου η οποία θα μπορεί να διενεργεί οποιεσδήποτε μεταγενέστερες αναβαθμίσεις και αναπροσαρμογές στις διαδικασίες του τμήματος.